last update: 22.08.2018 (Grahik Regalfach)

 

 Eine mögliche Lösung zu Problem Nr. 5:

 

  "Wie finden statt suchen?"

 

Schallplatten effizient in Regalen finden

 

Wie ich ein bestimmtes Album sehr schnell in meinen Regalen ausfindig mache, das erkläre ich in dieser Beschreibung. Das hier beschriebene Verfahren hat sich in meinem Sammler-Alltag bestens bewährt. 

 

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen bei meiner Methode erfüllt sein, damit ich ein Album schnell finden kann:

 

1. Die Sammlung ist mit einem PC-Programm erfasst

   s. dz. meinen Blog vom 13.08.2018 "Schallplattensammlung mit einem Tabellenprogramm verwalten

 

2. Der im PC abgespeicherte Datensatz des Album beinhaltet den genauen Lagerort 

    (s. dz. auch meine Problembeschreibung Nr. 1 "Wie sortiere ich meine Sammlung")

 

3. Jedes Album liegt an einem  möglichst präzise beschriebenen Lagerort

    Diesen Punkt beschreibe ich ausführlich in dem folgenden Text ... 

 

Sind diese Punkte erfüllt, dann hat man quasi ein "EDV-gestütztes Lagerverwaltungssystem" geschaffen. Man sucht mit dem Computerprogramm nach einem Album, findet den Datensatz mit Hilfe der Suchfunktion im Datenspeicher, schaut nach dem beschrieben Lagerort im Datensatz und geht dann zum beschriebenen Lagerort - Bingo!  

 

Die Treffergenauigkeit

Foto: pixabay - user piro4d
Foto: pixabay - user piro4d

Die Treffergenauigkeit

In diesem Abschnitt möchte ich erläutern, wie man den Lagerort mit relativ wenig Aufwand ziemlich genau bestimmen kann. Das oben beschriebene "EDV-Lagerverwaltungssystem" funktioniert bei einer Suche je effizienter, je besser die Lagerposition beschrieben ist bzw. je feiner ein Regelfach unterteilt ist. Bei mir sind im Schnitt ca 70-80 Alben in einem Regalfach. Das bedeutet, dass ich bei einer bekannten Regalfach-Nr. immer noch ein Bündel von ca. 80 Alben durchsuchen müsste. Deshalb habe ich meine Regalfächer mit Hilfe von zwei Trennern (Kartons) in drei gleichgroße Drittel unterteilt. Somit kann ich die Suche auf ein Cluster von ca. 25 Alben einschränken. Das ist bei einer großen Sammlung (sagen wir mal 2.500 Alben) dann doch schon eine Treffergenauigkeit von 1%!  Aber es geht noch besser ...

 

Die Syntax meiner Lagerplatzbeschreibung war bisher wie folgt aufgebaut:

Zuerst wurden alle Regalfächer nummeriert und beschriftet (kleine Aufkleber). Die Regale selbst habe ich nicht nummeriert. Somit beinhaltet meine Lagerortbeschreibung lediglich eine Regalfach-Nr. und den Abschnitt (1.- 2.- 3.-Drittel) innerhalb des Regalfachs. Beispiel: 12-2. Die 12 ist die Regalfach-Nr. und 02 ist das mittlere Drittel innerhalb des Regalfachs. Somit weis ich sofort in welchen Fach und Abschnitt sich das gesuchte Album befindet.

 

Die Treffergenauigkeit noch steigern

Foto: pixabay - user piro4d
Foto: pixabay - user piro4d

Noch präziser geht es, wenn im PC-Programm die Reihenfolge der Alben (Datensätze) der physikalischen Reihenfolge im Regalfach entspricht. 

Das geht sehr gut mit einem Tabellenprogramm. Dann weiß ich sogar in etwa die Position im Abschnitt und in der Praxis sind das so ca. +/- 5 Alben die ich aus dem Regal ziehen muss, bis ich das gesuchte Album in der Hand halte, d.h. ich habe eine durchschnittliche  Treffergenauigkeit von +/- 0,20% !!! In Sekunden ausgedrückt sind das ungefähr 30-35 Sekunden (die Regale und mein Laptop stehen im gleichen Raum. Die Suchzeit am PC wurde hier nicht eingerechnet).   

 

Meine Tipps: 

1.) Damit die o.g. Methode gut funktioniert ist es wichtig darauf zu achten, dass die Alben immer wieder auf dem ursprünglichen Lagerort zurückgestellt werden - ansonsten entsteht ein Durcheinander!!! Daher ist in bei dieser Methode eine gewisse Disziplin angesagt.

 

2.) Wird ein Album aus dem Regal genommen, dann lässt man einfach das Nachbar-Album etwas hervorstehen oder man schiebt einen Karton als Platzhalter in die Lücke. Somit findet man später schnell wieder den ursprünglichen Lagerort.   

 

Nachtrag zur Musikverwaltung PRO

Da ich zukünftig meine Sammlung mit dem Tonträger-Programm Musikverwaltung PRO der Firma stecotec verwalte, werde ich mein Bezeichnung der Lagerposition noch um ein Daten-Element erweitern, weil das Programm grundsätzlich alphabetisch sortiert. 

Hintergrund:

Sortiere ich in der Tabellenansicht nach dem Feld "Lagerort", dann werden alle Alben mit der gleichen Lagerortbeschreibung (Regalfach) alphabetisch angezeigt. Tatsächlich sind meine Alben im Moment noch in den Regalen "historisch" einsortiert. Daher werde ich für eine präzisere Lagerortbestimmung meine Lagerortbezeichnung mit einen Buchstaben erweitern. Hier die Erläuterung:

 

In Zukunft wird meine Lagerort-Bezeichnung so aufgebaut sein: 

Regalfach-Nr. nn / Abschnitt mm / Sektion abc    -->  Lagerort-Beispiel:  12-3-B  

 

Die Bedeutung von 12-3-B:

  • die 12 ist die Regal/Regalfach-Nr. 
  • die 3 ist das 3. Drittel innerhalb eines Regalfachs (01 ist das 1.Drittel, 02 ist das 2. Drittel, 03 das 3.Drittel)
  • der Buchstabe B beschreibt die zusätzliche Sektion im 3. Regalfach-Drittel (--> Sektion A,B,C). Somit habe ich die drei Abschnitte mit einem "stillen Helfer" nochmals in 3 Sektion unterteilt. 

Mit diesem System weis ich relativ präzise in welchem Bereich - Fach, Abschnitt und Sektion - sich das gesuchte Album im Regal befindet. Hier die grafische Darstellung: 

Hinweis:

Tatsächlich habe ich auf meinen Regalen die jeweilige Regalfach-Nr. aufgeklebt (kleiner Aufkleber). Die drei Abschnitte innerhalb des Regalfachs habe ich durch Einschieben von 2 zugeschnittenen Kartons gekennzeichnet! Die Sektionen habe ich nicht beschriftet (die existieren nur virtuell ("stille Helfer"), d.h. ich mache eine Abschätzung wohin ich hinfassen muss. Wie bereits oben beschrieben muss ich durchschnittlich ca. 5 Alben ziehen bis ich das richtige Album in der Hand habe.